Votre confidentialité, protégée.

1. Introduction.

Action Pay (« nous », « notre » ou la « Société ») accorde une importance primordiale à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels et s'engage à exercer ses activités en pleine conformité avec les lois applicables relatives à la protection de la vie privée et des renseignements personnels (collectivement les « Lois sur la protection de la vie privée »).

La présente Politique de confidentialité (la « Politique ») décrit nos pratiques relatives à la collecte, à l'utilisation, à la communication, à la conservation, à la destruction et à toute autre forme de traitement des renseignements personnels que nous, nos sociétés affiliées ou nos fournisseurs de services pouvons recueillir dans le cadre de nos activités.

Aux fins de la présente Politique, l'expression « Renseignements personnels » désigne les renseignements personnels tels que définis par les lois applicables sur la protection de la vie privée, mais fait généralement référence à toute information concernant une personne physique permettant de l'identifier, directement ou indirectement. Cela comprend notamment les noms, les numéros de téléphone et les adresses électroniques.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de temps à autre afin de garantir une conformité continue avec les lois applicables sur la protection de la vie privée ou lorsque cela est raisonnablement nécessaire. Nous vous recommandons de la consulter régulièrement. Nous communiquerons toute modification de cette Politique sur notre site Web ou par tout autre moyen approprié pendant une période raisonnable avant et après son entrée en vigueur. Lorsque les lois applicables l'exigent, nous pourrons vous demander de confirmer votre consentement au traitement de vos renseignements personnels conformément aux modalités de la Politique mise à jour. À défaut, la poursuite de votre accès à notre site Web ou de l'utilisation de nos services sera considérée comme une acceptation de ces modifications.

2. Comment nous recueillons les renseignements personnel

2.1 Nous pouvons recueillir directement vos renseignements personnels lorsque vous choisissez volontairement de nous les communiquer par l'intermédiaire de notre site Web ou dans le cadre de toute relation ultérieure avec nous.

2.2 Nous pouvons également recevoir vos renseignements personnels de tiers dans certaines situations, notamment :

• Des clients tiers pour lesquels nous fournissons des services de traitement des commandes ;
• Des fournisseurs de services tiers qui nous fournissent des services de traitement des paiements, de vérification de crédit et d'inscription ; et
• Lorsque vous laissez un avis sur un site Web tiers concernant votre expérience avec la Société.

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2.3 Dans la mesure permise par les lois applicables sur la protection de la vie privée et, lorsque requis, avec votre consentement exprès, nous pouvons également recueillir certains renseignements personnels lorsque vous visitez notre site Web ou utilisez notre application mobile au moyen de témoins (cookies) ou d'autres technologies similaires. Veuillez consulter notre Politique de confidentialité, disponible sur actionpay.ca, pour obtenir davantage d'informations sur notre utilisation de ces technologies.

2.4 Nous obtiendrons votre consentement pour recueillir, utiliser, communiquer ou autrement traiter vos renseignements personnels chaque fois que les lois applicables sur la protection de la vie privée l'exigent, sauf lorsque nous sommes autorisés ou tenus par la loi de le faire sans consentement. Votre consentement peut être exprès ou implicite et peut être donné verbalement, par écrit, en personne, par voie électronique ou autrement.

Vous n'êtes pas tenu de consentir à la collecte, à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels. Toutefois, veuillez noter que nous pourrons être dans l'impossibilité de vous fournir certains de nos produits ou services, ou de vous donner accès à certaines fonctionnalités de notre site Web. Vous avez le droit de retirer votre consentement à toute utilisation, communication ou autre traitement de vos renseignements personnels, comme expliqué plus en détail dans la section « Droits relatifs aux renseignements personnels » de la présente Politique.

3. Types de renseignements personnels que nous recueillons

‍3.1 Conformément aux lois applicables sur la protection de la vie privée et dans la mesure où elles le permettent, nous pouvons recueillir les types de renseignements personnels suivants :

• Renseignements d'identification, tels que votre nom, votre date de naissance, votre numéro d'assurance sociale (NAS), votre numéro de carte d'assurance maladie, votre numéro de permis de conduire, votre numéro de passeport, votre adresse résidentielle, votre adresse électronique, votre numéro de téléphone, votre sexe, votre état civil et votre nationalité ;
• Renseignements techniques, tels que votre adresse IP, les témoins (cookies), les identifiants de votre appareil mobile, vos identifiants de réseaux sociaux, votre photo de profil, la date de votre dernière connexion, le type de navigateur Web, le système d'exploitation, l'appareil utilisé, votre historique de navigation, les données biométriques vocales, ainsi que les données d'utilisation (y compris vos interactions avec nos services, vos préférences et vos commentaires) ; et
• Renseignements financiers, tels que vos relevés bancaires, vos informations bancaires personnelles, votre salaire, vos renseignements de paiement, vos renseignements de crédit, les informations relatives à votre carte de crédit ou à votre compte bancaire, votre historique d'achats ou de transactions, votre cote de crédit et votre historique de crédit.

4. Finalités pour lesquelles nous recueillons les renseignements personnels

‍4.1 Nous pouvons recueillir, utiliser, communiquer et traiter vos renseignements personnels aux fins suivantes :

• Exploiter et maintenir notre site Web, ainsi que fournir les produits et services que vous demandez ou commandez auprès de nous ;
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• Vous informer de toute modification apportée à un produit ou à un service (par exemple, vous informer qu'un produit ou un service n'est plus disponible) ;
• Vous informer de toute modification apportée à un produit ou à un service (par exemple, vous informer qu'un produit ou un service n'est plus disponible) ;

• Faciliter l'intégration (onboarding) et la gestion de votre compte ;
  Évaluer votre solvabilité et gérer les contrats et ententes ;
  Répondre à vos questions, réclamations ou demandes concernant notre site Web, nos produits ou nos services ;
  Vérifier le respect de nos conditions générales ou de la présente Politique ;
  Améliorer notre site Web, nos services et nos produits, mieux comprendre nos clients et nos marchés, ainsi que soutenir et faciliter nos activités commerciales ;
  Avec votre consentement, ou lorsque la loi applicable le permet, communiquer avec vous (par voie électronique ou autrement) afin de vous transmettre des informations marketing ou d'autres renseignements concernant des produits ou services susceptibles de vous intéresser. Chaque communication comprendra des instructions vous permettant de vous désabonner et de ne plus recevoir ce type de communications ;
  Avec votre consentement, ou lorsque la loi applicable le permet, vous proposer du contenu personnalisé ou de la publicité ciblée sur notre site Web, sur des sites Web tiers, par courriel ou par tout autre moyen ;
  Protéger la Société, vous-même et d'autres personnes contre la fraude, les erreurs ou les atteintes à la sécurité ;
  Protéger ou faire valoir les droits juridiques de la Société, ou recouvrer les sommes qui lui sont dues ;
  Dans le cadre d'une opération commerciale impliquant la Société (par exemple : fusion, acquisition, vente d'actifs, financement ou restructuration) ; et
  Se conformer, de manière générale, aux exigences légales et réglementaires applicables.
• Évaluer votre solvabilité et gérer les contrats et ententes ;
• Répondre à vos questions, réclamations ou demandes concernant notre site Web, nos produits ou nos services ;
• Vérifier le respect de nos conditions générales ou de la présente Politique ;
• Améliorer notre site Web, nos services et nos produits, mieux comprendre nos clients et nos marchés, ainsi que soutenir et faciliter nos activités commerciales ;
• Avec votre consentement, ou lorsque la loi applicable le permet, communiquer avec vous (par voie électronique ou autrement) afin de vous transmettre des informations marketing ou d'autres renseignements concernant des produits ou services susceptibles de vous intéresser. Chaque communication comprendra des instructions vous permettant de vous désabonner et de ne plus recevoir ce type de communications ;
• Avec votre consentement, ou lorsque la loi applicable le permet, vous proposer du contenu personnalisé ou de la publicité ciblée sur notre site Web, sur des sites Web tiers, par courriel ou par tout autre moyen ;
• Protéger la Société, vous-même et d'autres personnes contre la fraude, les erreurs ou les atteintes à la sécurité ;
• Protéger ou faire valoir les droits juridiques de la Société, ou recouvrer les sommes qui lui sont dues ;
• Dans le cadre d'une opération commerciale impliquant la Société (par exemple : fusion, acquisition, vente d'actifs, financement ou restructuration) ; et
• Se conformer, de manière générale, aux exigences légales et réglementaires applicables.

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Nous pouvons également, dans la mesure permise par les lois applicables sur la protection de la vie privée, utiliser vos renseignements personnels sans votre consentement à des fins similaires et compatibles avec celles énumérées ci-dessus.

5. Personnes qui auront accès aux renseignements personnels

5.1 Au sein de la Société, vos renseignements personnels ne seront accessibles qu'aux personnes qui en ont raisonnablement besoin dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions.

5.2 Afin d'atteindre les objectifs décrits à la section 4 de la présente Politique, nous pourrions être amenés à partager vos renseignements personnels, tels que décrits à la section 3, avec certaines de nos filiales et sociétés affiliées, qui sont également assujetties à la présente Politique de confidentialité.

5.3 Nous pouvons également retenir les services d'entreprises tierces afin de nous fournir certains services nécessaires à la conduite de nos activités. Les catégories de fournisseurs de services tiers avec lesquels nous pourrions devoir communiquer des renseignements personnels comprennent notamment :

• Les fournisseurs de services en technologies de l'information, y compris, sans s'y limiter, les fournisseurs de services infonuagiques (cloud computing) ;
• Les experts en sécurité de l'information ;
• Les conseillers juridiques, financiers ou autres professionnels ;
• Les fournisseurs offrant des services de publicité ou de marketing ;
• Les autorités gouvernementales ou réglementaires ; et
• Tout autre fournisseur offrant les services nécessaires à nos activités commerciales.

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Lorsque nous faisons appel à des tiers pour fournir ces services, nous ne leur communiquerons que les renseignements personnels nécessaires à l'exécution de leurs mandats. Nous leur demanderons également de traiter et de protéger vos renseignements personnels conformément à la présente Politique, aux normes de la Société en matière de protection des renseignements personnels et aux lois applicables sur la protection de la vie privée.

5.4 Nous pouvons également être amenés à communiquer vos renseignements personnels à un tiers dans le cadre d'une opération commerciale impliquant la Société (par exemple : fusion, acquisition, vente d'actifs, financement ou restructuration).

5.5 Afin d'atteindre les objectifs décrits dans la présente Politique, nous pourrions être amenés à communiquer vos renseignements personnels à des territoires situés à l'extérieur de votre province ou de votre pays de résidence, lesquels peuvent être assujettis à des normes juridiques différentes en matière de protection de la vie privée et des renseignements personnels.

Nous veillerons à ce que tout transfert de renseignements personnels à l'extérieur de votre province ou de votre pays de résidence soit effectué en pleine conformité avec les lois applicables sur la protection de la vie privée (y compris, lorsque requis, en réalisant toute évaluation d'impact relative à la protection des renseignements personnels), et à ce que vos renseignements personnels continuent de bénéficier d'un niveau de protection adéquat dans le territoire où ils sont transférés.

Dans certaines circonstances, les gouvernements, les tribunaux, les organismes d'application de la loi ou les autorités réglementaires de ces territoires étrangers peuvent être autorisés à accéder à vos renseignements personnels ou à en obtenir communication, conformément aux lois applicables dans ces territoires.

5.6 Notre site Web peut contenir des liens vers des sites Web ou des services en ligne exploités par des tiers. Nos produits ou services peuvent également intégrer ou utiliser des produits, services ou fonctionnalités fournis par des tiers (par exemple, une application tierce).

Une fois que vous quittez notre site Web, vos interactions avec ces tiers sont régies par leurs propres conditions d'utilisation et politiques de confidentialité, dont nous ne sommes pas responsables et pour lesquelles nous déclinons toute responsabilité.

Nous vous encourageons à lire attentivement les conditions d'utilisation et les politiques de confidentialité de tout site Web ou service tiers que vous consultez ou utilisez.

6. Mesures de sécurité mises en place pour protéger les renseignements personnels

‍6.1 Nous prenons des mesures raisonnables pour protéger tous les renseignements personnels que nous détenons contre la perte, l'utilisation abusive, ainsi que contre tout accès, divulgation, modification ou destruction non autorisés.

Nous mettons en œuvre des mesures de protection administratives, techniques et physiques conformes aux normes générales de sécurité et aux meilleures pratiques de l'industrie afin de protéger les renseignements personnels que nous recueillons et traitons dans le cadre de nos activités.

Veuillez toutefois noter qu'aucune transmission d'information sur Internet ne peut être garantie comme étant sécurisée à 100 %. Si vous utilisez un ordinateur ou un appareil auquel d'autres personnes peuvent avoir accès, celles-ci pourraient être en mesure d'accéder à des renseignements personnels non chiffrés.

Nous vous invitons à faire preuve de prudence lorsque vous utilisez de tels appareils et à prendre toutes les précautions raisonnables pour protéger vos renseignements personnels lors de l'utilisation d'Internet, notamment en utilisant des mots de passe robustes, en les modifiant régulièrement, en utilisant un navigateur sécurisé et en ne partageant jamais vos identifiants d'accès.

6.2 Nous avons mis en place une adresse électronique sécurisée conçue avec des fonctionnalités de sécurité renforcées et pour laquelle nous avons instauré des contrôles d'accès internes restreints.

Lorsque vous nous transmettez des renseignements personnels ou des renseignements sensibles, nous vous encourageons à utiliser l'adresse suivante : securdoc@actionpay.ca.

7. Conservation et suppression des renseignements personnels

‍7.1 Nous conserverons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée raisonnablement nécessaire à la réalisation des objectifs énoncés dans la présente Politique et au respect des lois applicables, y compris les lois sur la protection de la vie privée.

En règle générale, nous supprimerons (ou, dans la mesure permise par les lois applicables, anonymiserons) vos renseignements personnels au plus tard trois (3) ans après votre dernière interaction avec nous, sauf si une période de conservation différente est exigée ou autorisée par la loi.

Nonobstant ce qui précède, nous conserverons tout renseignement personnel utilisé pour rendre une décision vous concernant pendant une période minimale d'un (1) an suivant cette décision.

7.2 Tous les renseignements personnels que nous détenons seront détruits de manière sécurisée ou anonymisés conformément aux exigences légales applicables dès l'expiration de la période de conservation mentionnée ci-dessus.

8. Droits relatifs aux renseignements personnels

‍8.1 Vous disposez de certains droits relativement à vos renseignements personnels, notamment :

• Droit d'accès. Vous avez le droit d'accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et d'en obtenir une copie. Sur réception d'une demande écrite et après vérification de votre identité, nous vous fournirons les renseignements personnels que nous détenons. Nous vous informerons également de la manière dont ces renseignements sont utilisés ainsi que de l'identité des personnes auxquelles ils ont été communiqués. Dans la mesure permise par les lois applicables, des frais raisonnables peuvent être exigés pour la production de copies de vos renseignements personnels.
• Droit de rectification. Vous avez le droit de demander que nous mettions à jour, complétions ou corrigions tout renseignement personnel inexact ou incomplet que nous détenons à votre sujet, si vous démontrez cette inexactitude ou cette omission. Au besoin, nous transmettrons les renseignements corrigés aux tiers auxquels ils avaient été communiqués. Si une demande de correction n'est pas résolue à votre satisfaction, nous en conserverons une mention indiquant qu'une correction a été demandée mais n'a pas été apportée.
• Retrait du consentement. Vous pouvez retirer à tout moment votre consentement à l'utilisation, à la communication ou à tout autre traitement de vos renseignements personnels. Veuillez noter que cela peut avoir une incidence sur notre capacité à continuer de vous fournir certains produits, services ou fonctionnalités. Le retrait de votre consentement n'affecte pas la légalité des traitements effectués avant ce retrait et ne nous oblige pas à supprimer vos renseignements personnels lorsque leur conservation est autrement permise par les lois applicables.

Si vous résidez dans la province de Québec, vous bénéficiez également des droits suivants, en plus de ceux mentionnés ci-dessus :‎

• Portabilité. Vous avez le droit d'obtenir une copie de vos renseignements personnels dans un format lisible par machine ou de nous demander de les transférer à un tiers de votre choix.
  Désindexation. Vous pouvez demander, dans certaines circonstances, que nous cessions de diffuser vos renseignements personnels ou que nous désindexions tout hyperlien permettant d'y accéder par des moyens technologiques, lorsque cette diffusion contrevient aux lois applicables ou à une décision judiciaire.

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8.2 Vous pouvez exercer l'un des droits mentionnés ci-dessus en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante : privacy@actionpay.ca

8.3 Nous répondrons à votre demande dans un délai de 30 jours suivant sa réception.

Si les lois applicables le permettent et qu'un délai supplémentaire est nécessaire, nous vous informerons de cette prolongation, des raisons qui la justifient ainsi que du nouveau délai de réponse.

8.4 Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité compétente en matière de protection de la vie privée de votre territoire de résidence.

Vous pouvez notamment adresser une plainte officielle :

au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ;
si vous résidez en Colombie-Britannique, auprès du Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique ;
si vous résidez en Alberta, auprès du Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta ;
si vous résidez au Québec, auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec.

9. Nous joindre

‍9.1 Nous avons désigné un responsable de la protection des renseignements personnels chargé d'assurer la protection des renseignements personnels ainsi que le respect des lois applicables sur la protection de la vie privée au sein de la Société.

Si vous avez des questions, des préoccupations ou des plaintes concernant la présente Politique ou nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, ou si vous souhaitez obtenir de plus amples renseignements ou de l'assistance, vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels à l'adresse suivante : privacy@actionpay.ca.